○十和田市上下水道部文書取扱規程

平成17年1月1日

公営企業管理規程第5号

(趣旨)

第1条 この規程は、法令その他別に定めがあるもののほか、十和田市上下水道部(以下「上下水道部」という。)の文書の取扱いについて、必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この規程において「文書」とは、上下水道部において取り扱う一切の書類(各種印刷物及び郵便、使送等によって上下水道部に到達した書類及び物品を含む。)をいう。

(平19公企管理規程11・一部改正)

(文書取扱いの原則)

第3条 文書は、すべて正確かつ迅速に取り扱い、常に処理経過を明らかにし、事務が円滑かつ適正に行われるようにしなければならない。

(文書取扱者の職務)

第4条 管理課長は、文書事務の処理状況に関して随時調査し、文書事務が円滑かつ適正に処理されるよう努めなければならない。

2 管理係長は、管理課長の指揮を受けて次に掲げる文書事務の推進に努め、その処理の円滑と迅速を期するとともに文書が完結するまでは、その経過を明らかにしておかなければならない。

(1) 文書の収受及び配付に関すること。

(2) 文書の審査に関すること。

(3) 文書の促進に関すること。

(4) 文書の改善指導に関すること。

(5) 文書の整理及び管理に関すること。

(6) 文書の編集及び成冊に関すること。

(7) 文書の保存及び引継ぎに関すること。

(8) 公文書の開示に関すること。

(9) その他文書処理に関すること。

(平20公企管理規程13・一部改正)

(簿冊の種類)

第5条 管理課には、次に掲げる簿冊を備え付けておかなければならない。

(1) 文書処理簿

(2) 書留金券類処理簿

(3) 親展文書処理簿

(4) 公示令達番号簿

(5) 永年保存文書目録

2 管理課長は、特に必要と認めるときは、前項に掲げるもののほか、必要な簿冊を設けることができる。

(簿冊の作成)

第6条 簿冊は、会計年度により作成されなければならない。ただし、前条第1項第4号に規定する公示令達番号簿は、暦年により作成するものとする。

(文書の収受及び配付)

第7条 上下水道部に到達した文書は、すべて管理課で受け取り、次に定める方法により収受し、及び配付し、第1号から第4号までに規定する文書については、受領印を徴しなければならない。

(1) 親展、秘扱い及び開封を不適当と認めるもの(以下「親展文書」という。)は、封をしたまま親展文書処理簿に記載して、管理者の権限を行う市長あてのものは管理課長に、その他のものはそれぞれあて名人に配付すること。

(2) 書留又は現金、金券若しくはこれに類するものを添付した文書は、書留金券類処理簿に記載し、収受印を押し、主管課に配付すること。

(3) 郵便切手、収入印紙、収入証紙その他の貴重品を添付した文書についても、前号に準じて取り扱うこと。

(4) 審査請求、訴訟その他収受の日時が権利義務の得喪又は変更に関する文書を収受したときは、特に当該文書の収受時刻を明記して収受者が押印の上、封筒のあるものは、これを添付し、直ちに管理課長に配付すること。

(5) 私文書は、そのままあて名人に配付すること。

(6) 前各号に定める方法によることとされる文書以外の文書は、すべて開封後確認し、文書処理簿に記載して、文書の余白に収受印(様式第1号)を押し、文書番号を記入した上、主管課に配付すること。ただし、軽易な文書又は一定の簿冊で処理できるものは、文書処理簿への記載を省略することができる。

2 前項の規定により文書を配付する場合において、当該文書が2以上の課に関連するときは、その関係の最も深い課に配付するものとする。

3 料金が未払又は不足の郵便物等は、管理課長がその必要を認めたものに限り、その料金を支払い、収受することができる。

(平19公企管理規程11・平28公企管理規程7・一部改正)

(各課に直接到達した文書)

第8条 各課に直接到達した文書は、管理課に送付し、前条に定める処理をしなければならない。

(閲覧後の親展文書)

第9条 親展文書の配付を受けた者が当該文書を閲覧後回付したときは、新たに収受した文書として取り扱わなければならない。

(処理方針)

第10条 主管課長は、文書の配付を受けたときは、遅滞なくこれを処理しなければならない。

(決裁)

第11条 事案の処理は、すべて上司の決裁を受けなければならない。

(起案文書の作成要領)

第12条 起案文書は、次に定めるところにより作成しなければならない。

(1) 文書の起案は、起案用紙によりすべて左横書きとし、口語体を用い、簡潔かつ正確に行わなければならない。ただし、所定の簿冊、帳票等で処理できるもの又は軽易な文書については、決裁欄を設け、必要事項をその余白に記載して行うことができる。

(2) 文書を起案する場合は、起案理由を記述し、準拠法令、予算関係その他参考となる事項を記載し、かつ、関係書類を添付しなければならない。ただし、事案が定例又は軽易なものについては、これを省略することができる。

(3) 重要な事案に対する起案には、当初からの関係書類を順次編さんし、その経過を明瞭にしなければならない。

(重要文書等の取扱い)

第13条 秘扱いの文書及び緊急を要する文書は、管理課長の指揮を受けて通常の手続によらず便宜処理できるものとする。ただし、事後に所定の手続をとらなければならない。

(合議文書の取扱方法)

第14条 2以上の課又は係に関連する事案に係る文書の起案は、決裁を受ける前に関係の深い課から順次合議を経なければならない。ただし、緊急を要する場合は、直ちに決裁を受け、その後に関係課に回覧することができる。

2 合議を受けた課は、直ちにこれを審議し、意見を異にするときは、互いに協議し、なお双方の意見が一致しないときは、上司の指示を受けなければならない。

(合議文書の廃止又は変更)

第15条 合議を経た事案を廃止し、又はその内容に重大な変更があったときは、これを上司及び関係課に通知しなければならない。

(決裁印の押印)

第16条 決裁を受けた文書(以下「決裁文書」という。)は、管理課において決裁印(様式第2号)を受けなければならない。

(未処理文書の調査)

第17条 管理課長は、収受した文書で未処理であるものを調査し、速やかに処理させなければならない。

2 前項の未処理文書は、その処理状況及び所在を明らかにしておかなければならない。

(浄書)

第18条 発送を要する文書(以下「発送文書」という。)は、各課において浄書するものとする。

2 文書の浄書に当たっては、誤字、脱字、誤写等のないように注意しなければならない。

(公印の押印)

第19条 発送文書で、十和田市上下水道部公印規程(平成17年十和田市公営企業管理規程第6号)に定める公印を要するものは、管理課長に決裁文書を提示してその指示に従い押印し、契印しなければならない。ただし、軽易な文書等不要と認められるものについては、これを省略することができる。

(文書記号及び番号)

第20条 文書には、文書の分類、記号及び番号を付さなければならない。

2 文書の分類は、別表によるものとする。

3 文書の記号は、次のとおりとする。

管理課

十市管理第 号

水道課

十市水第 号

下水道課

十市下第 号

4 文書の番号は、会計年度をもって更新する一連番号とする。ただし、軽易な文書については、号外とすることができる。

(発送)

第21条 管理課長は、文書の発送の依頼を受けたときは、各処理簿に記載し、速やかに郵便等により発送しなければならない。

2 管理課長は、前項に定める発送手続が完了したときは、決裁文書に発送年月日等を記入し、主管課に回付しなければならない。

(平19公企管理規程11・一部改正)

(公示令達文書)

第22条 公示及び令達を要するものは、管理課へ送付しなければならない。

2 管理課長は、前項の規定により送付を受けたときは、公示令達番号簿に登載し、種別ごとに暦年による番号を付し、公示又は令達をしなければならない。

(発信者名)

第23条 発送文書は、管理者の権限を行う市長名を用いなければならない。ただし、当該文書の性質又は内容により、部長名又は課長名を用いることができる。

(部外持出しの制限)

第24条 文書は、部外に持ち出してはならない。ただし、やむを得ない事情によりあらかじめ主管課長の承認を受けたときは、この限りでない。

(保存種別及び期間)

第25条 完結した文書及び帳簿は、次の種別に従い、管理課において保存するものとする。

第1種 永年保存

第2種 10年保存

第3種 5年保存

第4種 3年保存

第5種 1年保存

2 保存期間は、暦年によるものは翌年1月1日、会計年度によるものは翌年4月1日から起算する。ただし、年次を追ってその数年分を綴ったものは、その最終の年の翌年又は翌年度から起算する。

(第1種文書の範囲)

第26条 第1種に属する文書は、次に掲げるとおりとする。

(1) 職員の任免、賞罰等人事に関する重要な文書

(2) 管理規程等の公布又は公告に関する文書

(3) 市議会に提出された関係議案で特に重要な文書

(4) 令達、通知その他の往復文書で特に重要な文書

(5) 訴訟及び異議申立てに関するもので重要な文書

(6) 上下水道部史の資料となる重要な文書

(7) 事業計画及びその実施に関する重要な文書

(8) 調査、統計、報告等で特に重要な文書

(9) 事務の引継ぎに関する文書

(10) 起債及び借入金に関する重要な文書

(11) 不動産の取得、管理、処分等に関する重要な文書

(12) 認可、許可又は契約に関する重要な文書

(13) 工事に関する重要な文書

(14) 前各号に掲げるもののほか、永年保存の必要があると認められる文書

(平19公企管理規程1・一部改正)

(第2種文書の範囲)

第27条 第2種に属する文書は、次に掲げるとおりとする。

(1) 職員の任免、賞罰等人事に関するもので永年保存の必要がない文書

(2) 市議会に提出された関係議案で重要な文書

(3) 工事又は物品等に関する契約で重要な文書

(4) 調査、統計、報告等で永年保存の必要がない重要な文書

(5) 予算及び決算の出納に関する重要な文書

(6) 不動産の取得、管理、処分等に関する文書

(7) 備品の出納に関する重要な文書

(8) 補助金に関する重要な文書

(9) 陳情及び請願に関する特に重要な文書

(10) 料金、手数料その他賦課に関する特に重要な文書

(11) 前各号に掲げるもののほか、10年保存の必要があると認められる文書

(第3種文書の範囲)

第28条 第3種に属する文書は、次に掲げるとおりとする。

(1) 消耗品及び備品に関する帳簿

(2) 調査、統計、報告等に関する文書

(3) 給与に関する文書

(4) 金銭出納に関する文書

(5) メーター点検に関する文書

(6) 照会、回答その他往復文書で特に重要な文書

(7) 出張命令(精算)書、出勤簿及びこれに準じる文書

(8) 前各号に掲げるもののほか、5年保存の必要があると認められる文書

(第4種文書の範囲)

第29条 第4種に属する文書は、次に掲げるとおりとする。

(1) 時間外勤務命令及び労務に関する文書

(2) 照会、回答その他往復文書で重要な文書

(3) 前2号に掲げるもののほか、3年保存の必要があると認められる文書

(第5種文書の範囲)

第30条 第5種に属する文書は、次に掲げるとおりとする。

(1) 照会、回答その他往復文書で簡易な文書

(2) 各種帳簿に記入の終わった諸伝票

(3) 前2号に掲げるもののほか、第1種から第4種までに属さないと認められる文書

(編さん成冊の方法)

第31条 文書は、各課において、次に定めるところにより編さん成冊しなければならない。ただし、第5種文書は、成冊を省略することができる。

(1) 普通文書は、会計年度別によって区分し、編さんする。

(2) 第26条から前条までの文書の種別により分類し、整理編さんする。ただし、収支決算又は各種事業等に関する文書については、その科目又は事業ごとに編さんすることができる。

(3) 一の文書で他の種別又は事業に関連するものは、主な種別又は事業に編さんする。

(簿冊の引継ぎ)

第32条 前条の規定により成冊を終えた簿冊は、管理課長に引き継がなければならない。ただし、機密文書及び執務上必要のある文書については、この限りでない。

(引継簿冊の審査)

第33条 前条の規定により引継ぎを受けた簿冊は、管理課において成冊及び保存期間の適否につき審査しなければならない。

2 前項の規定による審査の結果、不適当なものがあるときは、関係課に対し、その完備及び保存期間等の修正を求めることができる。

(簿冊の収蔵)

第34条 前条第1項の規定による審査の結果、適当と認めた簿冊は、書庫の所定の位置に収蔵する。

2 前項の簿冊は、各課ごとに区分し、これを表示しておかなければならない。

3 収蔵簿冊で特に保全を要するものは、火災等の非常の際に容易に持ち出しできるようにしなければならない。

(簿冊の貸出し)

第35条 収蔵簿冊の貸出しを受けようとする職員は、管理課長の承認を得なければならない。

(貸出簿冊の転貸禁止)

第36条 貸出しを受けた簿冊は、庁外に持ち出し、又は他に転貸してはならない。ただし、管理課長の許可を得た場合は、この限りでない。

(貸出簿冊の損失)

第37条 貸出しを受けた簿冊を紛失し、又は汚損したときは、関係課長の証印のある始末書を管理課長に提出しなければならない。

2 管理課長は、前項の規定による始末書の提出があったときは、その事実を調査し適当な処置をしなければならない。

(廃棄処分)

第38条 管理課長は、収蔵簿冊で保存期間の経過したもの又は保存の必要がないと認めるに至ったものについては、関係課長と合議の上、廃棄の手続をとらなければならない。

2 保存期間を経過した簿冊であっても、なお保存する必要があると認めるときは、更に年限を定めて保存することができる。

(簿冊廃棄上の注意)

第39条 前条第1項の規定により廃棄する簿冊で機密に属するもの又は他に悪用のおそれがあると認められるものは、焼却し、又は切断する等適切な処置をしなければならない。

(書庫の管理)

第40条 書庫は、管理課長が管理し、常に整理整頓に努め、喫煙その他一切の火気を厳禁しなければならない。

附 則

この規程は、平成17年1月1日から施行する。

附 則(平成19年公企管理規程第1号)

この規程は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成19年公企管理規程第10号)

この規程は、公布の日から施行し、平成19年4月1日から適用する。

附 則(平成19年公企管理規程第11号)

この規程は、平成19年10月1日から施行する。

附 則(平成20年公企管理規程第13号)

この規程は、公布の日から施行する。

附 則(平成28年公企管理規程第7号)

この規程は、平成28年4月1日から施行する。

別表(第20条関係)

(平19公企管理規程10・一部改正)

大分類 分類番号 E

中分類

小分類

名称

00 総記

0

諸務

1

例規類

2

料金等

3

受益者負担金及び分担金

4

財産管理

5

 

6

 

7

 

8

 

9

 

10 水道

0

諸務

1

施設

2

加入金

3

寄附

4

 

5

 

6

 

7

 

8

 

9

 

20 下水道

0

諸務

1

計画調査

2

施行

3

維持管理

4

排水設備

5

小型浄化槽

6

 

7

 

8

 

9

 

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十和田市上下水道部文書取扱規程

平成17年1月1日 公営企業管理規程第5号

(平成28年4月1日施行)

体系情報
第11編 公営企業/第2章 水道事業及び下水道事業/第1節 組織・処務
沿革情報
平成17年1月1日 公営企業管理規程第5号
平成19年3月29日 公営企業管理規程第1号
平成19年4月17日 公営企業管理規程第10号
平成19年9月28日 公営企業管理規程第11号
平成20年7月1日 公営企業管理規程第13号
平成28年3月29日 公営企業管理規程第7号